يمكن أن يكون مصدرًا رئيسيًا للإحباط عند محاولة مواكبة جميع المعلومات المتعلقة بالعمل والنشرات الإخبارية والتحديثات والعروض وما إلى ذلك في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك. وعلى الرغم من عدم وجود طريقة مثالية للتأكد من أنه يمكنك قراءة كل ما تريده وتحتاج إليه من أجل البقاء على اطلاع دائم ، مع الحفاظ في نفس الوقت على الوقت الكافي للقيام بالعمل الذي تحتاج إلى القيام به للحفاظ على سير عملك. لقد وجدت طريقة تقلل من أسوأ ما يهدر الوقت وتبسط القراءة المتبقية. إنها عملية من ثلاث خطوات تناسبني ، وقد تعمل من أجلك.
1. تخلص منها. في أي وقت أجد أنني لا أحصل على القيمة الكاملة لوقتي من رسالة إخبارية أو ezine أو مصدر بريد إلكتروني إعلامي آخر ، على الرغم من أنني قد أحصل على بعض الأشياء الجيدة ، إلا أنه ينتهي. من المحتمل أن أحصل على نفس المعلومات أو يمكنني الحصول عليها من خلال مصدر آخر أكثر إيجابية لعائد الاستثمار.
2. احفظه لفترة محددة. كنت أضيع ساعات في اليوم في قراءة النشرات الإخبارية والمجلات الإلكترونية المتعلقة بالأعمال. الآن ، خصصت يومًا واحدًا لقراءة كل شيء. تم تخصيص هذا اليوم فقط لقراءة بريد الأعمال المعلوماتي (وليس بريد العميل) ولعدد قليل من الأنشطة التجارية الأخرى التي تحتاج إلى اهتمام مركّز. لا أقوم بجدولة أعمال أخرى في هذا اليوم ، إلا إذا كان ذلك أمرًا لا مفر منه. بهذه الطريقة ، يمكنني الانشغال والتعامل مع جميع الاستجابات الضرورية دون الشعور بأنني أهمل عملي "الحقيقي".
3. المسح الضوئي ، والحشو ، والاندفاع. هذا هو الشيء المهم لتوفير الوقت. تعلم القراءة للمحتوى العام وليس للاستيعاب كلمة بكلمة. هذا ليس نثرًا بلا موت ، أيها الناس ، لذلك ليست هناك حاجة لامتصاصه مثل بعض الأعمال المكتشفة المفقودة لهيمنغواي. امسح أي عناوين أو عناوين فرعية ، وتجاهل تمامًا ما لا تحتاج إلى معرفته ، ثم قم بفحص محتوى ما تحتاجه سريعًا واقرأه للحصول على جوهر الرسالة. لا تقضي وقتًا في القراءة المركزة المكثفة إلا إذا كان المفهوم / المحتوى صعبًا (لكنه حيوي) أو مثيرًا للاهتمام ومهمًا للغاية. إذا كان الأمر مثيرًا للاهتمام فقط ، ولكن ليس مهمًا ، فيمكنك دائمًا قراءته في وقت آخر عندما يكون لديك بضع دقائق مجانًا. بمجرد حصولك على ما تحتاجه ، احفظ فقط رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاجها تمامًا للرجوع إليها في مجلد بريد إلكتروني واحذف جميع الرسائل المتبقية.
يتمثل الجانب الثانوي لهذه الخطوة في نسخ ولصق وحفظ المحتوى الذي تعلم أنك ستحتاج إليه في النهاية ، ولكن ليس الآن ، بدلاً من إعطائه قراءة شاملة في هذه الثانية. تتضمن هذه المعلومات أشياء مثل قائمة الارتباط / الموارد للرجوع إليها لاحقًا أو فكرة رائعة تعلم أنك ستحتاج إليها الشهر المقبل عندما تبدأ حملة التسويق الجديدة - أو مجرد أشياء ذات اهتمامات عامة لا تحتاج إلى اهتمام فوري ولكنها ستكون مفيدة ، مفيدة أو ممتعة فقط للقراءة في مرحلة ما. الصق هذه النسخة في مستند Word (لا تنسَ ترك معلومات الإسناد وحقوق النشر في حال احتجت في أي وقت إلى الاستشهاد بالعمل لأي سبب من الأسباب ، أو إذا كنت تريد رؤية المزيد من الأشياء بواسطة المؤلف نفسه) وضعها في المجلد المناسب على القرص الصلب الخاص بك. لدي عدة مجلدات في ملفات أعمالي لأشياء مثل التسويق والمعلومات المتعلقة بالعميل والمعلومات المتعلقة بالصناعة وما إلى ذلك. في كثير من الأحيان ، في يوم بطيء أو عندما أضطر إلى الانتظار في المكتب لعميل أو لسبب من هذا القبيل ، أذهب من خلالهم لقراءة ما هناك والتخلص من ما لم أعد بحاجة إليه.
باستخدام هذه العملية المكونة من 3 خطوات ، أجد أنه يمكنني تصفح متوسط الرسائل الإخبارية / ezine في حوالي 5-10 دقائق أو أقل ، اعتمادًا على كمية المحتوى وأهمية / اهتمام هذا المحتوى بالنسبة لي. نظرًا لأنني قادر على الاحتفاظ بحمل ezine الخاص بي إلى رقم يمكن التحكم فيه ويتم تعديل قائمتي باستمرار للحصول على أكبر نسبة قيمة إلى الوقت ، فأنا أحصل على قراءة جيدة في فترة زمنية معقولة دون الشعور بأنني أتناول عملاً قيماً الوقت الذي كان ينبغي أن يقضيه في القيام بأنشطة أخرى.
ZZZZZZ